Öncelikle üst yönetici temsilcisini görevlendirirken malumat, bilgi ve diploma zenginliğiyle birlikte, temsilcide aranması gereken en önemli özelliklerin başında gelen irfan ve feraset erdeminin olup olmadığına özen gösterecektir. Üst yöneticilerin en önemli özelliklerinden birisi de dışarıdan pek anlaşılmıyor olsa da fazlaca duygusal omları, zihinsel yoğunluklarının üst seviyede olmasıdır. Bu yüzden temsilci ile üst yönetici arasındaki duygusal bağı kuracak olan, temsilcide bulunması gereken irfan ve feraset erdemidir. Üst yöneticisiyle safi bağı kuran, aynı frekansa ulaşan, onu gerçekten anlayan temsilcinin vazifesi artık başlamıştır. Kendisinden ne istendiğinin nasıl bir idareci olması beklendiğinin farkındadır. Yöneticisinin müesseseyi gelecekte nasıl hayal ettiğini bilmektedir. Müessesenin nasıl dizayn edileceğini iyi çalışmıştır.
İçerde ve dışarıda üst yönetici yerine birimlerle, kurumlarla, şahıslarla temsilci muhatap olacaktır. Temsilci bir yardımcı bir emir eri gibi görünse de esasında üst yöneticinin ve kurumun aynasıdır. Ayak izidir. İz düşümüdür. Kurumuyla ve üst yöneticisiyle iyi özdeşleşmiş, yöneticisinin temposuna ayak uydurabilecek enerjideki bir temsilci, kurumun büyümesinde ve gelişmesinde en önemli rolü oynayacaktır. Unsurları bir araya getirip, gerekli tahlilleri yapıp, çeşitli görüş ve önerİlerle birlikte konuyu, yöneticisinin değerlendirmesine sunarken, konuyla alakalı verilerin sağlıklı ve güvenilir olduğundan emindir.
Yöneticinin yeni planlar yapabilmesi, doğru kararlar alabilmesi, ufkunun açık olması için eline ulaşan bilgilerin, sağlıklı, güvenilir ve iyi analiz edilmiş bilgiler olması gerekir. Bu bilgileri de temsilci hazırlayacak ya da hazırlanmasını sağlayacağı için kurumdaki rolü sanıldığından büyüktür. Temsilci, Yöneticinin kurumu geliştirmeye yönelik konsantrasyonunu bozacak eften püften meseleleri çözerek yöneticinin önünü açacaktır. Yönetici artık sağlıklı ve doğru kararlar vermeye hazırdır.
Kuruma muhatap diğer bütün unsurlarla kurulacak olan ilişkiler temsilci eliyle sağlanacağı için işlerin hızlı doğru ve sağlıklı yürümesini de bu ilişkilerin özelliği belirleyecektir. Temsilci hem kurum içindeki orta ve alt kademe yöneticilere, hem de başka kurumların yöneticilerine, bilgisiyle, birikimiyle, irfan ve ferasetiyle, üst yöneticisiyle olan tempo ve anlayış uyumuyla, işlerin idaresindeki başarısıyla, örnek bir şahsiyet olmalıdır.
Tabi burada liderlik vasfı da taşıyan üst yöneticinin de dikkat etmesi gereken hususlar vardır. Üst yönetici temsilcisinin görev ve sorumluluklarını tanımlarken, yetki – sorumluluk dengesini iyi ayarlamak durumundadır. Temsilcisinin çalışma arkadaşlarını seçerken, onun görüş ve önerilerini dikkate almalıdır. Beraberinde temsilcinin görev ve sorumluluklarını yerine getirirken kullanacağı araç gereç ve teçhizatı sağlamalıdır. Kuruma yakışır bir imajinasyon temsilcinin kendine güvenini dinamik tutar. Gümrük Müdürlüğü önünde karşılaştığım bir meslektaşıma ne beklediğini sorduğumda, saatlerdir fabrikanın aracını beklediği cevabını duymak garibime gitmişti. Sıradan bir personelde olsa bu denge işin her alanında geçerlidir. Yetki ve sorumluluğu dengeli ayarlanmış bir temsilcinin araç gereç ve teçhizattan mahrum bırakılması görevini yerine getirmesindeki en büyük engeldir. Sonuç olarak ortada çok bilinenli bir denklem var :
KURUM = ÜST YÖNETİCİ = TEMSİLCİ= YETKİ/SORUMLULUK/ ARAÇ GEREÇ TEÇHİZAT/İMAJİNASYON = BAŞARI
